Các chi phí trước khi thành lập công ty nên biết

Trên thực tế, các doanh nghiệp đã đi vào hoạt động được một khoảng thời gian nhất định mới thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vậy đặt ra câu hỏi, các chi phí phát sinh trước khi thành lập công ty sẽ được hạch toán ra sao?

CÁC KHOẢN CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Chi phí mặt bằng để đặt trụ sở chính, nhà xưởng sản xuất, văn phòng giao dịch,…

  • Thông thường, trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty thì doanh nghiệp đã tìm cho mình mặt bằng để xây dựng trụ sở chính của doanh nghiệp hay đặt nhà xưởng. Trường hợp khác là phải thuê từ đơn vị, cá nhân khác.
  • Việc thuê mặt bằng hay xây dựng nhà xưởng mất một khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu về vị trí địa lý xem có phù hợp với kế hoạch và quy mô kinh doanh chứ không dễ dàng tìm kiếm được ngay. Đồng nghĩa với việc phát sinh chi phí đối với nội dung công việc này.

Chi phí thuê và đào tạo nhân viên công ty

Với những ngành nghề đòi hỏi trình độ, chuyên môn và cả công nghệ cao như dịch vụ y tế, hàng không,… cần được đào tạo bài bản trước khi công ty đi vào hoạt động. Nhiều doanh nghiệp sẽ thuê người lao động về và bổ túc thêm kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với hoạt động của công ty.

Chi phí trước khi thành lập công ty
Chi phí trước khi thành lập công ty

Chi phí xây dựng truyền thông, quảng bá công ty

Thông thường, khi công ty đã thành lập, hoạt động ổn định một thời gian mới chú trọng kế hoạch xây dựng truyền thông, quảng bá công ty và sản phẩm, dịch vụ của công ty ra ngoài thị trường.

Nhưng đối với một số ngành đặc thù như bất động sản,.. thì doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng truyền thông trước khi thành lập công ty.

Chi phí mua hoặc thuê cơ sở vật chất, trang thiết bị – vật tư sản xuất

Với những doanh nghiệp có ngành nghề là sản xuất thì máy móc, trang thiết bị là yếu tố vô cùng quan trọng góp phần phát triển hoạt động kinh doanh của công ty. Công thi sẽ phải liên hệ với đơn vị cung cấp để mua hoặc thuê vật tư, máy móc trước khi công ty thành lập để đảm bảo rằng công ty sẽ ổn định ngày bộ máy dây truyền sau khi thành lập công ty.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp

CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP CÔNG TY CÓ ĐƯỢC KHẤU TRỪ THUẾ GTGT

Căn cứ theo điểm b khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật GTGT 2008 thì chi phí trước khi thành lập công ty được khấu trừ thuế GTGT nếu như thỏa mãn điều kiện sau đây:

  • Có văn bản uỷ quyền của các sáng lập viên công ty cho tổ chức, cá nhân chi hộ khoản chi trước khi thành lập công ty.
  • Có Hoá đơn GTGT đứng tên tổ chức hoặc cá nhân được uỷ quyền từ các sáng lập viên công ty. Như vậy, cá nhân, tổ chức này phải có đủ điều kiện xuất hoá đơn đối với các khoản chi hộ doanh nghiệp.
  • Phải có chứng từ thanh toán từ Doanh nghiệp cho tổ chức, cá nhân được uỷ quyền.

Nếu các khoản chi phí trước khi thành lập công ty thoả mãn các điều kiện trên thì sẽ được khấu trừ thuế VAT (giá trị gia tăng)

QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Quy định về tính thuế TNDN trước khi thành lập công ty

Theo Điều 4 tại Thông tư 96/2015/TT – BTC Hướng dẫn thuế TNDN

  • Các khoản chi phí trước khi thành lập công ty được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng cả điều kiện sau:
  •  Khoản chi phí đó phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khoản chi này được coi là hợp lý thường được xác định thông qua ngành nghề kinh doanh mà sau này khi thực hiện thủ tục thành lập, doanh nghiệp sẽ đăng ký với cơ quan Nhà nước

  • Khoản chi phí có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
  • Khoản chi mà hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo quy định pháp luật tại các văn bản về thuế giá trị gia tăng.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp

Quy định về chi phí thuê văn phòng làm việc trước khi thành lập công ty

Tại Công văn 5973/CT – TTHT ngày 20 tháng 6 năm 2018 của Cục thuế Hồ Chí Minh, quy định rằng: Các sáng lập viên của doanh nghiệp có văn bản uỷ quyền cho cá nhân thuê văn phòng trước khi thành lập doanh nghiệp phục vụ việc thành lập doanh nghiệp, có hoá đơn chứng từ đầy đủ thì được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Quy định về chi phí mua vật tư, thiết bị trước khi thành lập doanh nghiệp

Theo Công văn 73172/CT – TTHT ngày 28 tháng 11 năm 2016 của Cục thuế Hà Nội, quy định rằng: Hội đồng quản trị của Công ty có văn bản uỷ quyền cho tổ chức được uỷ quyền thực hiện chi hộ một số khoản chi liên quan đến thành lập doanh nghiệp như máy photo, thiết bị đi kèm, giấy,… thì hoá đơn mang tên tổ chức chi hộ mà không phải điều chỉnh và vẫn được xác định là các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN

Quy định về chi phí phát sinh từ việc ký hợp đồng trước khi thành lập doanh doanh nghiệp

  • Theo khoản 1 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ thể thành lập doanh nghiệp được giao kết hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.

Ví dụ: Ký hợp đồng thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Luật Nguyễn ACE, ký hợp đồng thuê mặt bằng,….

  • Vì lý do này, chi phí phát sinh từ việc ký hợp đồng trước khi thành lập doanh nghiệp được các cổ đông trong công ty đồng thuận nhất trí thì được công nhận. Và doanh nghiệp sau khi thành lập sẽ được ghi nhận các chi phí đã phát sinh này làm chi phí hợp lý để hạch toán và được khấu trừ

HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Theo Điều 47 Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp thì chi phí trước khi thành lập công ty (bao gồm các chi phí như Chi phí cho thủ tục thành lập, chi phí cho quá trình đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh) sẽ được hạch toán như sau:

  • Nợ TK 242
  • Nợ TK 133
  • Có TK 111, 112, 331,…

Định kỳ phân bổ chi phí thành lập công ty:

  • Nợ TK 642
  • Có TK 242

Trong đó:

  • Tài khoản 242 – Chi phí trả trước;
  • Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ;
  • Tài khoản 111 – Tiền mặt;
  • Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng;
  • Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
hướng dẫn hoạch toán chi phí trước khi thành lập công ty
Hướng dẫn hoạch toán chi phí trước khi thành lập công ty

LƯU Ý TRONG VIỆC QUẢN LÝ CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Trước khi thành lập doanh nghiệp, nhân sự doanh nghiệp chưa được tổ chức hoạt động một cách quy củ, chặt chẽ, ảnh hưởng một phần tới việc quản lý thu chi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các chủ thể đóng vai trò là sáng lập viên doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

Thứ nhất, quản lý hoá đơn, chứng từ cẩn thận

Các chủ thể khi thu chi không thể xác định được ngay khoản chi này có được khấu trừ không. Vậy nên tất cả các giao dịch, nếu chưa biết chúng có được khấu trừ hay không thì cứ yêu cầu họ xuất hoá đơn để làm căn cứ sau này hạch toán.

Thứ hai, lập văn bản uỷ quyền chi hộ

Nếu nhờ doanh nghiệp khác chi hộ thì bắt buộc phải thông qua bước lập văn bản uỷ quyền. Văn bản uỷ quyền không yêu cầu khắt khe về mặt hình thức, nội dung. Vậy nên, các chủ thể không cần quá lo lắng mà bỏ qua bước này.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan tới khoản chi phí trước khi thành lập công ty. Nội dung này rất hữu ích đối với bộ phận kế toán hoặc quản lý tài chính. Hy vọng các nội dung này có thể tháo gỡ những thắc mắc của các doanh nghiệp đối với khoản chi trả trước khi thành lập công ty này.

Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *